Nhìn chung, việc báo cáo bằng seminar không còn là quá xa lạ với người đi làm ngày nay. Tuy nhiên, nếu là lần đầu tiên viết một seminar, bạn sẽ khó tránh khỏi những sai xót trong quá trình báo cáo. Hiếu Học xin đưa ra một quy trình sơ lược trong quá trình xây dựng một seminar cho mọi người.

Các phần cần chuẩn bị cho một buổi seminar gồm có: tài liệu giấy dành cho khán thính giả, file trình diễn bằng máy chiếu, và nội dung cần thuyết trình. Tất cả đều có chung một nhiệm vụ là đưa người nghe vào nội dung người nói cần trình bày. Tuy tất cả đều có chung một nội dung, nhưng làm sao để mỗi công cụ thực hiện đúng chức năng của nó, làm sao để người nghe lãnh hội hết nội dung người nói cần trình bày mới là vấn đề.

Tài liệu giấy

Mặc dù đã có máy chiếu hỗ trợ cho buổi báo cáo, nhưng nếu nội dung bài báo cáo hơi rắc rối, nhiều kết quả, công thức, cần phải có thêm tài liệu giấy cho người nghe. Tài liệu giấy có nhiệm vụ giúp người nghe có thể chủ động đọc lại những điểm bị bỏ qua hoặc không theo kịp trong quá trình lắng nghe. Tài liệu giấy cũng là công cụ thể hiện chi tiết những vấn đề mà công cụ trình chiếu không làm được, ví dụ như những kết quả khảo sát chi tiết, những bảng tính phức tạp… Nếu nội dung quá phức tạp, nên cung cấp tài liệu này sớm, trước thời điểm thuyết trình một vài ngày để người nghe có thời gian đọc trước, có hình dung sơ lược về nội dung báo cáo.

Trình chiếu

Việc soạn thảo file trình diễn bằng máy chiếu rất khác với việc viết một báo cáo cho cấp trên hay viết tài liệu giấy cho người nghe. File trình diễn chỉ là công cụ hỗ trợ cho việc thuyết trình, cho nội dung cần nói. File trình diễn giống như một sơ đồ, giúp người nghe theo dõi nội dung thuyết trình.

Nội dung của file trình chiếu bao gồm mục lục, sơ đồ, hình ảnh, các kết quả bằng số. Không có một công thức chung cho các bài báo cáo. Cách viết cụ thể một file thuyết trình như thế nào còn phụ thuộc rất nhiều vào nội dung và đối tượng người nghe. Tuy nhiên, có những chú ý về mặt trình bày, đó là không nên dùng quá nhiều màu sắc, quá nhiều hiệu ứng trình chiếu. Những hiệu ứng mà phần mềm cung cấp thì rất nhiều, nhưng là để dùng trong những trường hợp cụ thể chứ không phải để cho hết vào một bài báo cáo. Có rất nhiều sự than phiền về cách trình bày quá màu mè dẫn đến sự khó chịu cho người nghe.

Thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình là vấn đề cuối cùng của một bài báo cáo. Cho dù có những công cụ tuyệt vời nhất, một phòng chiếu hiện đại nhưng nếu bạn không có kỹ năng thuyết trình hiệu quả thì cũng rất khó để người nghe tập trung và bạn khó có được một buổi báo cáo thành công.

Bạn cần chuẩn bị thật kỹ về tinh thần cũng như nội dung cần báo cáo. Bạn nên bỏ thời gian xây dựng nội dung của tài liệu giấy, của file trình chiếu và nội dung bạn cần nói. Cần làm cho những phần này thể hiện sự đồng điệu và kết hợp, không lấn sân nhau. Nội dung bạn nói không phải là đọc lại trong tài liệu giấy hay trên file thuyết trình mà là những diễn giải, giải thích, khơi gợi sự suy nghĩ của người nghe.

Bạn nên luôn nhớ rằng, bạn có nhiệm vụ làm cho người nghe tập trung vào nội dung bạn nói. Chú ý đặt mục lục ở đầu seminar để người nghe có một hình dung sơ lược cho nội dung. Trong quá trình báo cáo, cần thường xuyên có những câu chốt tổng kết nội dung từng phần và những lời giới thiệu cho phần tiếp theo. Như vậy sẽ giúp mọi người theo kịp nội dung bài nói.

Có được một buổi seminar tốt không chỉ đúc kết một dự án thành công hay một hợp đồng béo bở, mà còn mở ra nhiều cơ hội mới. Thể hiện được phong thái thuyết trình, bản lĩnh làm việc và kết quả công việc có thể là chìa khóa cho con đường thăng tiến trước mắt. Vì vậy, hãy luyện tập và chuẩn bị thật tốt cho buổi thuyết trình. Dắt lưng sẵn vài mẩu  chuyện vui ăn nhập với nội dung báo cáo, một giọng nói khỏe khoắn cùng một tinh thần minh mẫn có thể mang lại cho bạn nhiều hơn thành công của một seminar hoàn hảo.
 

Minh Đức